Digitaliseren is meer dan in het wilde weg wat documenten inscannen. Birdwing toont u wat digitaliseren is en hoe u dit slim aanpakt. Hier leest u er alles over.

Wat is slim digitaliseren?

Digitaliseren is informatie en documenten elektronisch bewaren. Op uw computer bijvoorbeeld. Al is de veiligste manier online en op servers. Maar wat is dan slim digitaliseren? Heel eenvoudig: op maat van uw bedrijf.

Want elk documentje van uw immense archief scannen? Dat is niet erg slim. En helemaal niet nodig. Een duurzame strategie is dus de oplossing..

Digitaliseren, wat is dat nu eigenlijk?

Voordat we verder inzoomen op slim digitaliseren, zetten we de belangrijkste terminologie voor u op een rijtje:

Digitalisering:alle informatie omzetten in digitale vorm. Dit kunnen papieren documenten zijn, maar evengoed data op microfiches, X-rays, audio, videobanden, foto’s, boeken, personeelsbestanden …

Digitalisatiede digitale technologie die u gebruikt om te digitaliseren. Uiteraard hebt u daarvoor een computer nodig. Maar ook servers, software- of onlineprogramma’s vallen hieronder.

Digitale transformatienadat alles is gedigitaliseerd, start de digitale transformatie. Want ook de rest van uw organisatie moet u betrekken bij het digitale verhaal. Denk aan uw medewerkers en klanten. Ook zij zullen de ommezwaai naar digitaal denken moeten maken.

Digitaliseren: plan van aanpak

Digitaliseren is dus niet in het wilde weg wat documenten scannen. Alles start met een gestructureerde aanpak. Waarbij de noden van uw organisatie op de eerste plaats komen. Bij Birdwing duiken we eerst diep in uw bedrijfsstructuur. Daarbij gaan we op zoek naar de antwoorden op deze vragen:

Is digitalisering een meerwaarde voor uw bedrijf?

Zo ja, welke documenten lenen zich ertoe? Kunnen we uw huidige softwareprogramma’s gebruiken? Of moeten we opteren voor modulaire software?

Welke maatregelen moet u nemen op het vlak van digitale beveiliging en databescherming?

En hoe veilig zijn uw huidige digitale systemen? Daarvoor werken we samen met Phished – onze partner in cyberbeveiliging. Met een gratis scan weet u meteen hoe het gesteld is met uw (digitale) bescherming.

What are all the legal obligations concerning the digital storage of documents?

Wat zijn alle wettelijke verplichtingen rond digitaal bewaren van documenten?

“Het is onnodig om een softwarepakket aan te schaffen, waarvan u maar de helft gebruikt. Daarom werken wij altijd met modulaire programma’s. Zo betaalt u alleen voor wat u echt nodig hebt.”

Annik, zaakvoerster Birdwing

Bent u klaar voor de toekomst?

In uw archief duiken op zoek naar dat ene documentje, het inscannen en per mail versturen. Efficiënt werken kunt u dat niet noemen. Digitaal werken is sowieso de toekomst. Zo werken al veel boekhouders alleen nog maar digitaal. Ook overheidsdocumenten vindt u steeds vaker alleen online terug. Logisch, want deze manier van werken is eenvoudig, snel en correct.

Ook voor u uiteraard. Met een paar klikken, hebt u alle informatie altijd en overal bij de hand. Want dat is waar digitaliseren voor staat.

Wilt u ook graag de stap nemen naar digitalisatie? Op maat van uw bedrijf én met de nodige begeleiding? Neem contact met ons op. En dan plannen we een vrijblijvend gesprek in.