Zilver pakket: gescande en georganiseerde digitale transitie
Er zijn veel organisaties die nog geen medische, persoonlijke, vertrouwelijke of andere dossiers hebben gedigitaliseerd. Ze willen wel maar hoe eraan beginnen.
Worstelt u met het volgende:
- gescande documenten die u in de mailboxen ontvangt?
- papieren documenten die nog moeten worden gescand?
- archieven die nog moeten worden gescand?
- wilt u uw archiefruimte voor andere doeleinden gebruiken of moet deze worden geïmplementeerd?
- heeft u vragen of alle documenten moeten worden gescand?
- hebt u gebrek aan organisatie en structuur?
- moet u naar uw kantoor gaan om documenten in uw opslagruimte te verzamelen?
- moet u een collega vragen waar een specifiek document kan vinden?
De herstructurering van ongeorganiseerde bedrijfsadministratie voelt aan als zo’n groot project, het is makkelijker om het te houden zoals het was. Het voelt als een enorm grote klus!
Zelfs bij organisaties die een scanproces hebben, slaan ze de documenten maar al te vaak op in een map of in e-mails. Het proces is in handen van één persoon.
Het is essentieel om een digitale orde en structuur te creëren om geld, tijd en vaardigheden op het werk te besparen. Een digitaal archief dat snel kan worden geraadpleegd en dat altijd toegankelijk is van overal. Dit zal werknemers helpen de noodzakelijke informatie gemakkelijk te vinden.
Boek uw afspraak om een op maat gemaakt plan voor uw organisatie te maken
Ons Zilver-programma lost uw problemen op en creëert structuur en scans van hoge kwaliteit
Na voltooiing van het Zilver-programma:
- U hebt beveiligde toegang: u beslist wie toegang zal hebben tot wat
- U hoeft niet meer naar documenten te zoeken. Dit brengt enorme tijdefficiency.
- Je hebt een snelle en betrouwbare transformatie van data naar digitaal.
- Extra controles op kwaliteit en indexering zijn gewaarborgd. Vanaf nu kunt u alles gemakkelijk vinden en de gescande gegevens worden overgebracht naar het betreffende bestand. Menselijke fouten worden geminimaliseerd.
- U hebt gescande documenten van hoge technische kleurkwaliteit. Dit betekent een goede leesbaarheid, een toegevoegde waarde voor uw klanten en personeel
- U raadpleegt de documenten online waar en wanneer u wilt
- U hebt menselijke fouten verminderd en de controle is gemakkelijker uit te voeren
- Uw gegevens worden geordend in de nieuwe modulaire iDM-software of bestaande software
- U kunt een snellere en betere dienst aan klanten en leveranciers verlenen
- U kunt uw archiefruimte vrijgeven en er waardevol gebruik van maken
- Uw digitale archief is in overeenstemming met de wet- en regelgeving
- U hebt de integratie van het beleid voor digitale verwijdering toegepast in overeenstemming met de AVG-richtlijnen
- U geeft een snelle kwaliteitsdienst aan uw cliënten, bevorderend voor uw klantendienst
- U hebt de interne communicatie geoptimaliseerd
- U hebt een veilige oplossing voor documentopslag op lange termijn met opslagplanning. Dit zal u van betaalbaar casemanagement voorzien dat aan uw persoonlijke behoeften en uw bedrijf wordt aangepast
Hoe werken we:
- 3x online of persoonlijke vergaderingen (intake, actieplan en evaluatie)
- We implementeren een Digiscan
- We nemen 3 stappen in het actieplan
- Wij werken de bestaande software bij of installeren modulaire software
- Verzameling en vervoer: wij komen aan bij uw bedrijf, registreren alle documenten in SRP, zetten ze in speciaal ontworpen archiefdozen, geven elk vak een unieke barcode en verzamelen ze op verzegelde europallets. Vertrouwelijkheid en veiligheid zijn 100 % gegarandeerd voor verzegeld vervoer
- Uw documenten worden gereed gemaakt om te worden gescand en mappen, nietjes en paperclips worden verwijderd. Dit volgens strikte richtlijnen
- Indexering en indeling: het platform SRP classificeert en erkent automatisch de documentenstroom volgens de soorten inhoud (vorm, contract, factuur, enz.)
- We gebruiken hightech scanners
- Er wordt kwaliteitscontrole uitgevoerd en het beeld wordt geoptimaliseerd. Dit betekent gemakkelijk door uw klanten en werknemers te gelezen data
- U hebt de keuze om de data van de meta-gegevens via directe dossieroverdracht (VPN) of via een extern opslagmiddel geleverd te hebben
- De opleiding wordt aan alle betrokken personen gegeven
- U zult een volledige inventaris van de rapportering ontvangen
- Fysieke bestanden worden 1 maand in quarantaine bewaard (verzegelde opslag) om ondertussen uw eigen kwaliteitscontrole uit te voeren. Deze periode begint te lopen vanaf de dag dat u de bestandsoverdracht hebt ontvangen.
- Wij geven advies en begeleiding voor de toekomst
Als u vragen hebt, neem dan contact met ons op en boek uw afspraak direct op onze agenda
Veelgestelde vragen
Veelgestelde vragen
Ik heb geen modulaire software. Kan ik mijn bestaande software gebruiken?
Ja, dat kan inderdaad. Omdat we direct met uw IT-persoon samenwerken vinden we de beste manier om een gebruiksvriendelijke structuur te maken.
Ik zit op dit moment krap aan personeel. Hoe maak ik hier tijd voor?
We hebben maar 1 contactpersoon nodig en zodoende bespaart u veel tijd. U focust uw tijd volledig op uw bedrijfsvoering.
Het imago van uw bedrijf is cruciaal voor uw voortbestaan. Met documenten te scannen, een goede structuur in te lassen bespaart u veel tijd en een betere service naar uw klanten toe en naar uw leveranciers.
Time is money. U maakt uit wat uw prioriteit is.
Hoeveel tijd neemt het totale traject in?
Dat kan in 1 dag of een paar dagen gedaan zijn afhankelijk van de hoeveelheid documenten die gescand moeten worden.
Waarvan is de investering afhankelijk?
De investering is afhankelijk van het aantal deelnemers die toegang krijgen tot de software, de grootte en volume van de data.
Kom met ons in contact en boek jouw afspraak direct in onze agenda:
Wat levert mij de livedag software instructie training op?
Na deze training kunnen alle betrokkenen effectief en snel aan de slag.
Hierdoor wordt tijd bespaard.
Nederlands 
English (UK)